Pentingnya Peran Housekeeping Order Taker

Dalam sebuah hotel ada sebuah bagian yang tidak kalah pentingnya dibanding bagian lain, yaitu Housekeeping Order Taker atau sering juga hanya disebut Order Taker. Tidak hanya Best Hotel in Indonesia saja yang memiliki bagian ini, tetapi juga hotel-hotel biasa, dan sebenarnya bagian ini termasuk bagian yang paling sering berhubungan langsung dengan tamu, hanya saja banyak tamu yang tidak mengetahui bagian ini dan seringkali hanya menyebutnya dengan operator.

Order Taker ini adalah bagian atau orang yang bertanggungjawab pada departemen housekeeping untuk menerima telepon, menangani permintaan tamu dan kemudian menyampaikan permintaan tamu tersebut pada individu yang bertanggungjawab terhadap permintaan tersebut untuk segera menindaklajuti secepatnya. Dalam hal ini, order taker akan memastikan bahwa seluruh keinginan tamu terpenuhi dengan baik oleh staf-staf yang terkait, terutama untuk masalah pelayanan housekeeping  yang berhubungan dengan kamar atau public area.

Order taker ini akan langsung berhubungan dengan tamu, karena itulah diperlukan seseorang yang sudah memiliki keahlian untuk menghadapi tamu, karena tidak semua tamu akan menyampaikan keinginannya dengan cara yang baik. Bagaimanapun cara tamu menyampaikan keinginannya, order taker ini harus dapat tetap menjawab permintaan tersebut dengan cara yang baik. Selain menjawab telpon dari tamu, order taker ini juga memiliki tugas lain, yaitu:

• Mendata berbagai barang yang tertinggal dan ditemukan dalam hotel
• Merubah status kamar hotel
• Mengontrol Master key (Kunci yang digunakan untuk membuka kamar tamu). Master key ini berkaitan dengan keamanan.
• Pusat informasi semuakegiatan housekeeping.
• Menindaklanjuti semua informasi yang diterima dari tamu dan departemen lainnya
• Mencata seluruh informasi ke dalam log book
• Membaca log book, function sheet, Expected Arrival, dan Expected departure.
• Membuat work order pada departemen terkait berdasarkan kerusakan yang dilaporkan oleh room attendant.
• Bertanggung jawab jika terjadi pengeluaran ekstra item untuk tamu
• Memberi perhatian khusus pada tamu VIP.
• Membina hubungan yang baik pada departemen lain.

Walaupun bagian order taker merupakan bagian penting dalam sebuah hotel, namun departemen lain juga sangat berperan penting dalam kesuksesan suatu hotel. Kerjasama yang baik antar setiap departemen akan membuat semua urusan menjadi lebih mudah, sehingga memudahkan tamu yang menginap juga. (Yv)